Webinar: Verfahrensdokumentation im digitalen Rechnungswesen

Die E-Rechnung verändert nicht nur das Rechnungsformat – sie verändert die Prozesse im Rechnungswesen grundlegend. Und genau diese Prozesse müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Zum 31. Dezember 2026 endet die allgemeine Übergangsregelung für die Rechnungs-ausstellung. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen daher grundsätzlich bereits ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen im gesetzlich vorgegebenen strukturierten elektronischen Format ausstellen können. Damit rückt ein Thema in den Mittelpunkt, das bei vielen E-Rechnungsprojekten bislang noch zu wenig Beachtung findet: die Verfahrensdokumentation. Denn die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als die Auswahl eines XML-Formats oder die technische Anpassung einer Faktura-Software. Rechnungseingang, Validierung, Freigabe, Kontierung, Buchung, Archivierung und Rechnungsausgang werden zunehmend digital miteinander verzahnt. Zuständigkeiten verändern sich, bisher manuelle Arbeitsschritte werden automatisiert und unterschiedliche Vor-, Neben- und Hauptsysteme greifen ineinander. Wer diese Prozesse verändert, muss sich deshalb auch mit deren ordnungsmäßiger und nachvollziehbarer Dokumentation befassen. Gerade jetzt besteht Handlungsbedarf: Unternehmen, die ihre Prozesse zur E-Rechnung für 2027 vorbereiten, sollten die Verfahrensdokumentation nicht erst nach Abschluss der technischen Einführung erstellen. Sie sollte vielmehr von Anfang an Bestandteil des Einführungsprojektes sein. Nur dann lassen sich Verantwortlichkeiten, Kontrollen, Schnittstellen, Bearbeitungsschritte und die eingesetzten IT-Systeme strukturiert erfassen und nachvollziehbar dokumentieren. Die aktuellen GoBD unterstreichen die Bedeutung nachvollziehbarer digitaler Prozesse zusätzlich. Mit zunehmender Digitalisierung genügt es nicht mehr, lediglich das Ergebnis einer Buchung betrachten zu können. Für die Finanzverwaltung wird immer wichtiger, wie steuerrelevante Daten entstehen, verarbeitet, verändert, übertragen, kontrolliert und schließlich in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Je stärker diese Systeme miteinander vernetzt sind, desto wichtiger wird eine verständliche und aktuelle Verfahrensdokumentation. Fehlt sie oder bildet sie die tatsächlichen Abläufe nicht mehr zutreffend ab, kann dies insbesondere im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung zu erheblichen Diskussionen führen. Dabei stellen sich für Unternehmen und ihre steuerlichen Berater zentrale Fragen:   

- Kann der/die Prüfer:in die Vorlage einer Verfahrensdokumentation aufgrund der GoBD verlangen?
- Muss der gesamte Geschäftsprozess vom Geschäftsvorfall bis zum Buchungssatz dokumentiert werden?
- Welche Prozesse, Systeme, Schnittstellen und Kontrollen gehören überhaupt in eine Verfahrensdokumentation?
- Werden zusätzliche Dokumentationserfordernisse für nicht digitale Vorgänge aufgestellt?
- Welche Folgen können sich ergeben, wenn eine Verfahrensdokumentation fehlt, unvollständig oder veraltet ist?
- Unter welchen Voraussetzungen können Dokumentationsmängel zu einer Schätzungsbefugnis führen?
- Und vor allem: Wie lässt sich eine Verfahrensdokumentation so aufbauen, dass sie im Unternehmen tatsächlich nutzbar, pflegbar und prüfungstauglich bleibt?

Das Webinar richtet sich damit an alle, die die Einführung der E-Rechnung nicht ausschließlich als IT Projekt verstehen, sondern die neuen Prozesse von Anfang an organisatorisch sauber, GoBD-orientiert und prüfungssicher gestalten wollen. Wer jetzt seine Rechnungsprozesse für 2027 umstellt, hat die Chance, gleichzeitig die dazugehörige Verfahrensdokumentation aufzubauen. Wer die Dokumentation auf später verschiebt, muss dagegen möglicherweise bereits eingeführte Prozesse nachträglich rekonstruieren – mit entsprechend höherem Aufwand und zusätzlichen Risiken.