Webinar: Validierung E-Rechnung

Der Countdown läuft – und eine E-Rechnung ist nicht automatisch eine ordnungsmäßige Rechnung! Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung erreicht die nächste entscheidende Phase. Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Mit dem Auslaufen wesentlicher Übergangsregelungen zum 31. Dezember 2026 gewinnt das Thema zusätzlich erheblich an Bedeutung: Für zahlreiche Unternehmen wird die Ausstellung strukturierter E-Rechnungen ab 1. Januar 2027 zum verpflichtenden Bestandteil des täglichen Rechnungsaustauschs. Damit rückt eine Frage immer stärker in den Mittelpunkt: Woher wissen Unternehmen eigentlich, ob eine empfangene oder selbst erzeugte E-Rechnung technisch und inhaltlich ordnungsgemäß ist? Eine XML-Datei allein macht noch keine ordnungsmäßige E-Rechnung. Auch eine Datei, die sich problemlos öffnen, visualisieren und in die Finanzbuchhaltung übernehmen lässt, kann Fehler enthalten. Diese können die technische Struktur, die anzuwendenden Geschäftsregeln oder die umsatzsteuerrechtlich erforderlichen Rechnungsangaben betreffen.
Genau deshalb wird die Validierung von E-Rechnungen zu einem zentralen Bestandteil eines sicheren digitalen Rechnungsprozesses. Das BMF hat mit seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 die Anforderungen an E-Rechnungen und deren Prüfung nochmals wesentlich konkretisiert. Erstmals wird dabei besonders deutlich zwischen
Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und Inhaltsfehlern unterschieden. Diese Differenzierung ist für die Praxis von erheblicher Bedeutung. Denn selbst eine technisch vollständig valide E-Rechnung kann inhaltlich falsch sein. Ein Validator kann beispielsweise feststellen, ob ein vorgesehenes Datenfeld vorhanden ist. Er kann aber nicht in jedem Fall beurteilen, ob die darin enthaltene Angabe auch tatsächlich steuerlich richtig ist. „Validiert“ bedeutet deshalb nicht automatisch „steuerlich ordnungsmäßig“.
Gerade hierin liegt eine der größten Herausforderungen der neuen E-Rechnungswelt. Unternehmen müssen künftig verstehen, welche Prüfung ein Validator tatsächlich durchführt, welche Fehler er erkennen kann und an welcher Stelle weiterhin eine fachliche beziehungsweise steuerliche Rechnungsprüfung erforderlich bleibt.
Nach der fachlichen Einführung und der Darstellung der wichtigsten Grundlagen besteht ausreichend Gelegenheit, eigene Fragen und Praxisfälle direkt mit dem Referenten zu diskutieren.