Webinar-Reihe: Digitalkompetenz für Assistenz & Office in Steuerkanzleien

Inhalte

Modul 1: Digitale Arbeitsorganisation mit Outlook
• Strukturierte Postfachorganisation
• E-Mails priorisieren und übersichtlich bearbeiten
• Regeln, Kategorien und Suchfunktionen sinnvoll nutzen
• Wiedervorlagen und Nachverfolgung im Tagesgeschäft
• Mehr Überblick bei hohem E-Mail-Aufkommen

Praxis
• Das eigene Outlook-System analysieren und optimieren
• Kategorien, Suchstrategien und Wiedervorlagen gezielt einsetzen
• Eine persönliche Struktur für Prioritäten und Nachverfolgung entwickeln

Ziel
Die Teilnehmenden organisieren ihren digitalen Arbeitsalltag in Outlook übersichtlicher, reduzieren Suchzeiten und verbessern ihre persönliche Arbeitsstruktur im Kanzleialltag.


Modul 2: Zusammenarbeit, Dateien und Aufgaben in Microsoft 365
• Teams im Kanzleialltag effizient nutzen
• Chats, Kanäle und Dateien sinnvoll einordnen
• Dateien gemeinsam bearbeiten und abstimmen
• Aufgaben im Team mit Planner organisieren
• Persönliche Aufgaben mit To Do im Blick behalten
• Zusammenspiel von Teams, Dateien, Planner und To Do verstehen

Praxis
• Typische Abstimmungs- und Aufgabenprozesse aus dem Kanzleialltag in Microsoft 365 abbilden
• Wiederkehrende Aufgaben zwischen persönlicher und gemeinsamer Bearbeitung unterscheiden
• Einen einfachen Workflow für Zusammenarbeit und Aufgabensteuerung entwickeln

Ziel
Die Teilnehmenden nutzen Microsoft 365 gezielt für Zusammenarbeit, Aufgabensteuerung und gemeinsame Dateiabläufe und schaffen mehr Transparenz in der täglichen Teamarbeit.


Modul 3: Digitale Kanzleiorganisation – Abläufe vereinfachen, Standards schaffen, Zusammenarbeit entlasten
• Wiederkehrende Aufgaben und Abläufe im Kanzleialltag klar strukturieren
• Zeitfresser, unnötige Rückfragen und Abstimmungsschleifen erkennen
• Standards für wiederkehrende Aufgaben entwickeln
• Checklisten oder Vorlagen zur Entlastung im Alltag sinnvoll einsetzen
• Übergaben und Vertretungen verlässlicher organisieren

Praxis
• Einen typischen Ablauf aus dem Kanzleialltag analysieren
• Schwachstellen und Entlastungspotenziale erkennen
• Einen einfachen Standard, eine Checkliste oder eine Vorlage für den eigenen Arbeitsbereich entwickeln
Ziel
Die Teilnehmenden erkennen Optimierungspotenziale in wiederkehrenden Kanzleiabläufen, schaffen mehr Klarheit in der Zusammenarbeit und entwickeln praxistaugliche Standards für eine effizientere digitale Organisation.


Modul 4: KI im Kanzleialltag mit Copilot Chat sinnvoll und sicher nutzen

Grundlagen Künstliche Intelligenz
• Was Copilot Chat im Office unterstützen kann – und was nicht
• Chancen und Grenzen im Assistenz- und Office-Bereich

Praktische Einsatzmöglichkeiten
• E-Mails formulieren und überarbeiten
• Texte und Informationen zusammenfassen
• Inhalte strukturieren und aufbereiten
• Prompting-Grundlagen für typische Aufgaben im Kanzleialltag

Sicherer Umgang mit KI
• Datenschutz und Vertraulichkeit bei der Nutzung von KI
• KI-Ergebnisse prüfen, bewerten und verantwortungsvoll weiterverwenden

Praxis
• Prompts für typische Assistenzaufgaben entwickeln
• Copilot Chat für wiederkehrende Aufgaben im Office einsetzen
• KI-Ergebnisse im Hinblick auf Qualität, Eignung und sichere Nutzung beurteilen

Ziel
Die Teilnehmenden lernen KI als praktische Unterstützung im Kanzleialltag kennen, nutzen Copilot Chat gezielt für typische Office-Aufgaben und entwickeln ein sicheres Verständnis für Datenschutz, Vertraulichkeit und die verantwortungsvolle Nutzung von KI.


Methodik
Die Weiterbildung ist praxisnah aufgebaut und kombiniert
• Kurze Theorieimpulse
• Live-Demonstrationen
• Übungen direkt an den eigenen Arbeitsprozessen
• Austausch und kollegiales Lernen
• Sofort umsetzbare Vorlagen und Checklisten
• Raum für Fragen

Nutzen für Kanzleien
Die Weiterbildung unterstützt Kanzleien dabei
• Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten,
• Mitarbeitende digital fit zu machen,
• Entlastung im Tagesgeschäft zu schaffen,
• Kommunikationsqualität zu erhöhen,
• digitale Veränderungen erfolgreich umzusetzen,
• Berührungsängste gegenüber KI abzubauen.